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Büroorganisation für Heilpraktiker

Kaum hat man seine Praxis eröffnet, fängt die Ablage sich an zu stapeln. Informationsbroschüren, Rechnungen, Belege, Quittungen und sonstiger Kram. Nicht jeden Tag kommt man dazu, dies auch in die richtigen Ordner abzuheften, also bildet sich irgendwo auf dem Schreibtisch oder einem Schränkchen ein immer größer werdender Haufen. Je größer der Haufen wird, desto weniger wird die Lust, das ganze zu sortieren und abzulegen.

Irgendwann kommt der Tag, an dem man aber Unterlagen daraus braucht. Dann wird meist alles wild verstreut, kaum ist das Gesuchte gefunden, wird der ganze Stapel wieder halbwegs zusammengeräumt. Kennen Sie das auch?

Natürlich wäre die beste Methode, jeden Tag alles abzuheften, aber wer hat schon die Zeit dafür. Da sind die Patienten, Fachthemen, die nachgelesen werden wollen, Rückrufe und Terminvereinbarungen. Da muss die Ablage erst mal warten.

Dieser Ablagehaufen lässt sich wesentlich vereinfachen, wenn Sie sich einen Stapel Sortierkörbchen anschaffen. Die gibt es im Internet oder jedem Schreibwarenhandel für ca. 1,50 € das Stück.

Diese Körbchen sollten beschriftet werden und zwar wie folgt:

Eingangsrechnungen:
hierein kommen die bezahlten Eingangsrechnungen.

Ausgangsrechnungen:
Hier hinein gehören alle Rechnungen oder Quittungen, die Sie ausgestellt haben.

Einkommensteuer:
Hier hinein gehören sämtliche Belege, Reisekosten, Büromaterial, etc., die Sie für die nächste Einkommensteuer benötigen. Wenn Sie nicht viele Eingangsrechnungen haben, dann können Sie diese auch hier sammeln.

Vorpapierkorb
Hier hinein gehören alle Unterlagen, von denen Sie noch nicht sicher sind, ob Sie diese nochmals brauchen, z. B. Lieferscheine, Werbung des Restaurants um die Ecke, ein Weiterbildungsangebot, eine Buchvorstellung. Sollten Sie die Unterlagen immer wieder aus dem Körbchen nehmen, dann sollten sie woanders untergebracht werden. So kann der Inhalt des Körbchens alle paar Monate getrost in den Mülleimer wandern.

„Ihr Körbchen“
Hier hinein gehören alle Infomationen, die Sie mal gesammelt haben und aufheben möchten. Therapiemethoden, Bücher, die Sie noch kaufen wollen, Praxisaustattungskataloge, etc.

Sollte Ihnen noch ein weiteres Körbchen einfallen, nur zu. Je sortierter die Vorablage, desto einfacher das spätere Abheften.

Nachdem nun ihr Ablageberg in die Sortierkörbchen gewandert ist, können Sie zwischendurch auch das ein oder andere Körbchen einzeln durchsehen und aufräumen und in entsprechende Ordner übersichtlich einsortieren. Das kostet viel weniger Zeit, als einen Ablageberg immer neu zu durchforsten. Das Körbchen „Einkommensteuer“ kann bis Jahresende stehen gelassen werden. Dann übergeben Sie alle Belege ihrem Steuerberater oder fertigen die Steuererklärung selbst.

Viel Spass mit Ihrer neuen Ablage.

Dieser Artikel wurde Ihnen zu Verfügung gestellt von www.orgalino.de. Dort finden sie weitere Tipps und Tricks zur Büroorganisation und zum Aufräumen.

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